Tùy vào đặc điểm của hội nghị và không gian mà các nhà tổ chức sẽ sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi trong Phòng hội nghị miễn phí theo 1 trong các phong cách dưới đây.

1. Kiểu sắp xếp Theatre (Nhà hát)

Theatre là một trong những kiểu sắp xếp chỗ ngồi thông dụng nhất, không chỉ dùng cho hội nghị mà phần lớn các hội trường hiện nay đều sử dụng kiểu sắp xếp này. Khi sắp xếp kiểu này, chỗ ngồi của khách mời thường đối diện với sân khấu.

Kiểu sắp xếp nhà hát phù hợp cho những sự kiện mà người tham dự là khán giả, không phù hợp cho các sự kiện ăn uống hoặc cần phải ghi chép.

2. Sắp xếp theo kiểu chữ U

Phong cách sắp xếp Phòng hội nghị miễn phí này rất phù hợp cho các cuộc họp tại văn phòng công sở: họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận, họp giữa các phòng ban… nơi có 1 người đứng đầu nói và nhiều thành viên khác tham gia.

Sắp xếp bàn theo kiểu chữ U để trống giữa, với ghế xung quanh bên ngoài, nên để khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự. Vì vậy khi thiết kế hội trường theo kiểu này, các bạn cần nắm rõ tiêu chuẩn về kích thước bàn ghế hội trường để bố trị cho hợp lý.

Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó, các phần của chữ “U” trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của người tham dự.

Với kiểu setup này sẽ tạo ra một không gian làm việc tốt, đảm bảo sự tương tác giữa những người tham gia, việc nghe nhìn về hướng người thuyết trình diễn giả cũng khá thuận lợi.

3. Kiểu sắp xếp lớp học (Classroom)

Sắp xếp phòng họp – hội nghị theo kiểu lớp học thường dãy bàn ghế dành cho các vị đại biểu hướng lên sân khấu, có không gian để cho mọi người ghi chép, đọc tài liệu, bạn cũng có thể dùng máy tính xách tay. Đây là giải pháp bố trí thoải mái nhất cho những cuộc họp kéo dài và có không gian cho khách mời để các vật dụng cá nhân hoặc gác tay, tỳ tay lên mặt bàn.

Khoảng trống giữa các bàn là khoảng 50 - 60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng trong hội nghị. Không gian tối thiểu giữa các bàn là 0,9 – 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép.

4. Kiểu sắp xếp Conference (dành cho phòng họp, phòng hội nghị)

Cần thiết phải sử dụng ít nhất 1 chiếc bàn họp lớn, mặt hình chữ nhật, hoặc hình bầu dục, oval… với những chiếc ghế chân quỳ được sắp xếp xung quanh bàn. Gợi ý: nên sử dụng các loại bàn họp đã có thương hiệu trên thị trường như: bàn họp 190, bàn họp Fami, bàn họp Hòa Phát để đảm bảo an toàn về chất lượng.

Kiểu bố trí này phù hợp với văn phòng công ty trong các cuộc họp quy mô vừa phải, giữa các bộ phận, phòng ban, họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận chung... dành cho những cuộc họp trên dưới 15 người. Nhưng nếu, muốn sắp xếp lớn hơn, sẽ rất khó để người tham dự nhìn thấy người khác đối diện họ khi ở 2 đầu bàn, không lý tưởng cho các bài thuyết trình nghe nhìn.

5. Kiểu sắp xếp rỗng ở giữa (Hollow)

Kiểu sắp xếp này thường dành cho các hội nghị bàn vuông trong một bát giác vuông hoặc hình chữ nhật, ở giữa để trống, xung quanh xếp ghế.

Số lượng thành viên tham gia khoảng từ 12-30 người, mà tại đây sự tương tác giữa các thành viên tham dự là quan trọng nhất và các cuộc họp thường không có một nhà lãnh đạo hay diễn giả được chỉ định hoặc trình bày. Sắp xếp kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và khiến người tham dự giao tiếp tốt hơn.

Trên đây là một số kiểu sắp xếp Phòng hội nghị miễn phí phổ biến nhất hiện nay. Để biết them những thông tin liên quan, vui lòng truy cập vào website: https://nhahangthoangviet.vn/ để được tư vấn nhé!